For mange er kontoret og dets omkringliggende udstyr oftest noget, som går overset hen når tingene skal forbedres og effektiviserer. Det kan skyldes at meget af kontorets udstyr ikke associeres med værdiskabende aktiviteter direkte.
I modsætning til maskineri og ERP-systemer og digitale værktøjer kan det være noget sværere at redegøre for, hvordan printere, kopimaskiner, arkiveringssystemer mv., kan skabe værdi for dig. Når der er tale om disse ting og områder, er værdiskabelsen oftest mere indirekte. Døjer du derfor med udfordringer med dit nuværende kontor set-up, kan det være tid til at optimere hele din opsætning.
Dine mange små venner
Ligesom med mange andre ting, kan du se kontoret gennem en holistisk linse, hvor kontorets ting tilsammen udgør et netværk, som har forbindelse med alle andre områder på arbejdspladsen. For eksempel, er der mange personer som udfører deres arbejde gennem manuel tunge og papirbaseret processer.
Et klassisk eksempel heraf er, at mange personer sidder ved deres plads for at udføre arbejdet, hvor de håndterer dokumenter, for derefter at scanne dokumentet, printe nogle kopier, for til sidst at arkivere dokumentet i et arkiveringsskab.
Når tingene fungerer efter hensigten, kan flowet fungere, men opstår der pludselig belastning, fejl eller nedgange i dele af denne aktivitetskæde, kan det hurtigt skabe problemer og komplicere arbejdet. Eksempelvis kan gammel og/eller defekt printer være med til at gøre, at du ikke kan printe forretningskristiske dokumenter eller nødvendige bilag til kundemøder og lignende.
Et andet problem med manuelt anlagte processer er, at de meget hurtigere end digitale, når et punkt, hvor de bliver belastet og ineffektive i takt med arbejdsbyrden stiger. Dette giver anledning til flere medarbejder timer og dermed resurser brugt på at udføre arbejdet.
Sådan kan du gå til værks
Det er ikke altid, at fejl og ineffektive arbejdsprocesser altid er lige nemme at spotte, hvilket kan gøre det udfordrende for nogen at træde ind. Ikke to kontormiljøer er ens i forhold til udstyret, inventaret og tilstanden af tingene. Det kan derfor være en rigtig god ide at tage udgangspunkt i ens eget kontormiljø, hvis du vil undgå risiko for fejl opgraderinger og lignende.
For at gøre det lettere for dig, kan du dele kontoret op i sektioner i form af:
- Kopimaskiner
- Printere
- Arkiveringssystemer
- Dokumenthåndtering
- Fakturahåndtering
- Scannere
- Og meget mere
Du kan her undersøge de enkelte ting, hver for sig, for at finde årsagerne til eventuelle ineffektive udførsler af opgaver, fejl og mangler.
Hent hjælp fra professionelle
Føler du, at det stadigvæk er en anstrengende opgave at finde frem til udfordringer i dit kontors, arbejdes flow, kan det være meget behjælpeligt at hente hjælp hos professionelle kræfter. Det er langt fra alle der ved, hvilket forbrug deres printer til erhverv har, når det kommer til el, toner og blækpatroner.