Hos mange erhvervsdrivende såvel som organisationer ligger forbedring og effektivisering af arbejdsgange og drift højt på dagsordenen. Der kan være mange adskillige grunde og bagvedliggende motiver til, hvorfor netop dette, men oftest handler det om at spare på resurser, midler, tid og at forbedre indtjening, konkurrencedygtighed mv.
For mange virksomheder kan et bedre og mere effektivt brug af resurser, midler og tiden være det, der gør forskellen, når det kommer til indtjening og konkurrencedygtighed. Det skyldes, at optimeringer kan være med til at frigive flere resurser, som du i stedet for kan bruge til at understøtte mere værdiskabende aktiviteter.
Men når det så er sagt, hvordan skal man gribe sagen an, og hvor starter du?
Optimeringer en sag med tusinde sider
Når det kommer til optimeringer, er der mange steder, hvor du kan starte. Lige præcist hvorhenne afhænger helt og særdeles af din egen virksomhed og kontekst. Langt fra to virksomheder er ens, hvorfor behovene og optimeringspunkter kan være noget anderledes host dig kontra hos en anden.
Derfor kan det altid anbefales, at du tager afsæt i din egen virksomhed fremfor en anden. Der findes her mange steder, hvor du kan tage fat og optimere. For at gøre din søgen efter optimeringspunkter noget lettere, kan det anbefales, at du tager fat i dit administrative forbrug.
Nogle af de mest gængse steder inden for administration er særligt:
- Arkivering
- Dokumenthåndtering
- Kopimaskiner
- Printere
- Fakturahåndtering
- Kontrakthåndtering
Hvorfor administration?
Der er forskellige årsager til, hvorfor der er taget udgangspunkt i den administrative funktion. Det er ikke alle erhvervsdrivende, der nødvendigvis har en mærkbar administrativ funktion. Oftest er det noget som kommer i takt med at virksomheden vokser sig formaliseres.
Men for mange virksomheder og erhvervsdrivende, er den administrative funktion én af de steder, hvor de bruger allermest tid og resurser. I mange tilfælde er de administrative proces oftest manuelle, analoge og fysisk anlagt. Dette betyder oftest, at de hurtigt bliver ineffektive i takt med at arbejdsbyrden af dem stiger.
Ligeledes er der mange gamle printere, som har det med at brugt blæk ineffektivt, samt har et unødigt større elforbrug. Selvom at det ikke lyder, som det helt store, kan et ineffektivt forbrug være en af skjulte fælder, der dræner budgettet. Det kan derfor give god mening at erstatte din gamle printer med en nyere printer til erhverv.
Sådan griber du det an
Når du skal begynde at optimere din administrative funktion, bør du starte med at først frasortere de ting, som du allerede har optimeret – eller som ikke har behov. Herefter kan du tage den eller de vigtigste områder blandt de resterende.
Du bør her evaluere ud fra:
- Hvor meget tid du bruger
- Forbrug
- Potentielle besparelser
- Prioritering
- Nuværende forretningsmål